Gizlilik Bildirimi
Bu bildirim Otelora'nın misafir, çalışan ve otel operasyon verilerini hangi amaçlarla işlediğini ve başvuru yollarını açıklar.
Yürürlük tarihi: 31 Temmuz 2026 · Sürüm 1.01. Roller ve kapsam
Pilot kullanımında otel; kendi misafir ve çalışan verileri bakımından veri sorumlusudur. Otelora hizmet işletmecisi ise verileri otelin talimatları ve taraflar arasındaki veri işleme sözleşmesi (DPA) kapsamında veri işleyen olarak işler. Otelora'nın web sitesi üzerinden aldığı demo ve ticari iletişim taleplerinde ise hizmet işletmecisi ayrıca veri sorumlusudur.
2. İşlenebilen veri kategorileri
- İletişim, rezervasyon, oda ve konaklama dönemi bilgileri.
- Mesajlar, hizmet talepleri, şikâyetler ve misafir geri bildirimleri.
- Dijital Asistan ziyaretlerinde seçilen dil, kısa ömürlü oturum ve konuşma kaydı; rezervasyon veya oda bilgisi zorunlu değildir.
- Sipariş tutarı ve ödeme durumu; kart verileri Otelora tarafından saklanmaz.
- Görev, vardiya, teslim kanıtı ve operasyon kayıtları.
- Cihaz, güvenlik, erişim ve hata günlükleri.
3. İşleme amaçları
Veriler; yayınlanmış otel bilgisi sorularını yanıtlamak, misafir talebini yanıtlamak, doğru departmana görev oluşturmak, hizmeti teslim etmek, ödeme ve PMS durumunu uzlaştırmak, güvenliği sağlamak, hataları çözmek ve otel operasyon sonuçlarını raporlamak için işlenir. AI yanıtları gerektiğinde yetkili personele devredilir; önemli kararlar yalnızca otomatik karar mekanizmasına bırakılmaz.
4. Hizmet sağlayıcılar ve aktarım
İşlev etkinleştirildiğinde barındırma ve veritabanı altyapısı, Meta WhatsApp, AI modeli, ödeme kuruluşu, PMS, izleme ve şifreli yedekleme sağlayıcıları kullanılabilir. Yalnızca hizmet için gerekli veri paylaşılır. Kullanılan sağlayıcılar ve yurt dışı aktarım koşulları pilot otel sözleşmesinde kesinleştirilir. Güncel işlev ve sağlayıcı özeti Güvenlik sayfasında yayımlanır.
Veri işleme sözleşmesi, tarafların rollerini, talimat sınırını, güvenlik yükümlülüklerini, alt işleyen bildirimini ve pilot sonunda iade/silme adımlarını sözleşme eki olarak düzenler. Güncel DPA kopyası için privacy@otelora.com kanalını kullanabilirsiniz.
5. Saklama ve güvenlik
Her veri türü kendi başlangıç anı, süre ve silme yöntemiyle yönetilir. Kısa ömürlü oturum ve parola kurtarma kanıtları genel operasyon süresine bağlanmaz; mali kanıtlar da misafir mesajı ayarıyla erken silinmez. Otel talimatı ve yasal gereklilikler sözleşme ekindeki saklama çizelgesinde kesinleştirilir. Erişim kontrolü, şifreli aktarım, yedekleme, denetim kaydı ve yetki ayrımı gibi teknik ve idari önlemler uygulanır.
Saklama ve silme ayrıntılarını göster
| Veri | Süre | Son işlem |
|---|---|---|
| Misafir kimlik ve iletişim bilgisiAd, telefon, e-posta, dil tercihi ve izin kayıtları | Varsayılan 365 gün (yapılandırılabilir)Konaklama sona erdiğinde | AnonimleştirmeVarsayılan 365 gün; otel talimatıyla yapılandırılır. |
| Misafir konuşmasıMesaj metni, çeviri, AI/personel yanıtı ve sağlayıcı referansı | Varsayılan 365 gün (yapılandırılabilir)Mesaj oluştuğunda | Silme veya içerik redaksiyonuVarsayılan 365 gün; otel talimatıyla yapılandırılır. |
| Tamamlanmış talep ve görev içeriğiTalep ayrıntısı, oda metni, personel notu, tamamlanma kanıtı ve geri bildirim | Varsayılan 365 gün (yapılandırılabilir)Talep veya görev tamamlandığında/kapatıldığında | AnonimleştirmeVarsayılan 365 gün; operasyon metrikleri korunarak içerik anonimleştirilir. |
| Operasyon ve erişim denetim iziİşlem türü, aktör referansı, durum geçişi ve olay zamanı | Varsayılan 365 gün (yapılandırılabilir)Olay oluştuğunda | SilmeVarsayılan 365 gün; olay/hukuki tutma emri varsa erişim kısıtlanır. |
| Parola sıfırlama kanıtıTek kullanımlık token özeti, hesap referansı ve süre sonu | Kayıt süresi + 1 gün temizlik toleransıToken süresi dolduğunda | Geçersizleştirme ve silmeSüre bitiminden sonra en fazla 1 günlük temizlik toleransı. |
| Dijital Asistan oturumuToken özeti, tek yönlü cihaz parmak izi ve abuse-budget turn kayıtları | Kayıt süresi + 1 gün temizlik toleransıOturum süresi dolduğunda veya iptal edildiğinde | Geçersizleştirme ve silmeOturum 24 saatte geçersizleşir; en fazla 1 günlük temizlik toleransı uygulanır. |
| AI istek ve yanıt içeriğiMaskelenmiş mesaj, kullanılan bilgi parçası ve model yanıtı | Varsayılan 365 gün (yapılandırılabilir)Mesaj oluştuğunda | Silme veya içerik redaksiyonuAyrı bir prompt arşivi yoktur; içerik mesaj politikasıyla birlikte temizlenir. |
| Ödeme ve mali işlem kanıtıTutar, durum, sağlayıcı referansı ve ödeme/iade denetim olayı | Yasal/sözleşmesel süre (varsayılan alt sınır 1.825 gün)Mali olay oluştuğunda | Erişimi kısıtlama, süre sonunda silmeYasal ve sözleşmesel süre; varsayılan alt sınır 1.825 gün. |
| Şifreli yedekŞifreli veritabanı artifact’i ve bütünlük metadata’sı | Varsayılan 30 gün (yapılandırılabilir)Yedek üretildiğinde | Lifecycle ile otomatik silmeVarsayılan 30 gün; şifreli lifecycle ve restore kabul testiyle doğrulanır. |
6. Haklarınız ve başvuru
Öncelikle konakladığınız otelin gizlilik kanalına başvurabilirsiniz. Otelora ile ilgili bir talebi, sistemde kayıtlı e-posta adresinizden privacy@otelora.com adresine iletebilirsiniz. Talebin niteliğine göre kimlik doğrulaması istenebilir. Başvurular mümkün olan en kısa sürede ve uygulanabilir mevzuat kapsamında en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.
7. Çerezler, analitik ve reklam tercihleri
Form güvenliği ve kullanıcının açıkça istediği işlevler için gereken zorunlu depolama her zaman çalışabilir. Google Analytics ve performans ölçümü “Analitik”; Google Ads, Meta Pixel ve LinkedIn Insight Tag ise “Reklam” tercihi altında ayrı tutulur. Bu iki kategori varsayılan olarak kapalıdır ve yalnız aktif seçiminizden sonra yüklenir. “Yalnız gerekli” seçeneği hizmete erişimi veya görüşme talebini engellemez.
Tercihinizi sayfanın sol altındaki “Çerez tercihleri” düğmesinden istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz. Reklam platformlarına CRM dönüşümü gönderilmesi ayrıca formdaki isteğe bağlı reklam ölçüm iznine bağlıdır. Sağlayıcı, amaç, süre ve yurt dışı aktarım şartları canlıya alınmadan önce hukuk danışmanıyla doğrulanmalıdır.